幹事・受付

二次会幹事のやることリスト!打ち合わせなどの準備の時期も

二次会の幹事って大変なイメージがあり
なにをどのようにしたらいいのか
はじめてだとわからないですよね。

準備から当日終わるまで
忙しい幹事さんですが
どのような仕事をするのでしょうか。

幹事のやることは細かくあり
遅くとも4カ月前ころから
動かなくてはいけません。

今回は幹事さんのやることリストを
細かく解説していきます。







二次会幹事のやることリスト!内容と準備時期を解説

二次会の幹事はやることが多く
何から手をつけたらいいのか
わからなくなってしまいます。

そこでここからは
準備時期順に準備内容を
紹介します。

新郎新婦との打ち合わせ

まず新郎新婦と
どのような二次会にするか
話し合うことが大切です。

この時に聞いておきたいのは

・新郎新婦が思う二次会のイメージ
・やりたい演出
・ゲストのおおよその人数
・会場の立地、希望の最寄り駅
・新郎新婦に用意してもらうもの

幹事に丸投げしてしまう
新郎新婦も中にはいますが
ゲストはもちろん主役の二人に
楽しんでもらう為に
希望の内容やイメージを引き出してください。

幹事全員での打ち合わせ

新郎新婦と話し合いをした時に
得た情報や注意してほしいことなどを
まとめ幹事だけでより深く話し合います。

この時の話し合いで

・会場
・会費
・仕事の役割

をある程度決めましょう。

会費は人数によって変わったり
ゲームの景品も会費から払うのであれば
そのあたりも計算しましょう。

新郎新婦が言っていたイメージに
近くなるよう内容などを考え
会場を選んでください。

役割分担

幹事の中での話し合いで
一番重要なのは
役割分担です。

一般的な役割は

準備段階

・会計
・出欠まとめ
・景品や備品の買い出し
・進行プログラム作成
・BGM選び

当日

・司会
・受付
・音響照明
・撮影

などがあります。

また幹事経験者などで
全体を見れるリーダーなどが
いるとよりスムーズに進みます。

会費と予算の調整

ある程度予算を立てておき
会場や人数がおおよそわかったら
予算を確定させます。

お店の一人当たりの食事代に
1000円か2000円をプラスした
金額が会費の平均的な金額です。

その中でギフトや景品を
やりくりできるように考えましょう。

招待客の出欠確認、取りまとめ

二次会の招待状は
新郎新婦から出し
新郎新婦へ返すパターン

幹事発信で幹事返信
新郎新婦発信で幹事返信
という3パターンが多いです。

新郎新婦返信の場合は
新郎新婦と連絡をしっかり取り合い
出欠を確認しましょう。

出席の人は当日の受付用に
リストを作って行くと便利です。

出席者が決まったら
正確な会費の合計を出し
確認してください。


Sponsored Links




景品や備品の購入

ある程度リストアップしてた
必要なものリストを参考に
景品や備品を購入します。

会費を確認したうえで
ちょっとお金が回らなそうであれば
少し景品などのランクを下げたり
品数を減らしたりして調整しながら
買い物をしてください。

幹事が自腹でお金を出すことは
トラブルに発展しかねないので
絶対にあってはいけません。

新郎新婦がどうしてもそのままで
というのであれば新郎新婦から
お金をもらい買い物に行ってください。

会場への搬入

当日全てを持っていくのは
大変なので準備ができたものから
少しずつ会場に搬入していきましょう。

飾りつけも事前に持っていき
前日などに準備できる時間が
あるなら行って飾りつけをする
二次会当日にバタつかず安心です。

進行に関係するゲストの確認

余興をお願いしている方はもちろん
ゲームなどに参加していたく方の
顔と名前は一致させておきましょう。

当日打ち合わせが必要な方は
失礼の無いよう余興の内容も
把握しておきましょう。

当日の運営

ついに二次会当日です。

これまでたくさん準備したことを
しっかりやりきる場所です。

当日は受付、司会、音響照明など
役割もあり大変ですが
作った進行プログラム通り
進められるよう努めなくてはいけません。

二次会幹事の役割分担に必要なベストな人数とは

二次会の幹事は仕事量が
多いイメージですが
何人いればたりるのでしょうか?

最低でもリーダー1人+2,3人は欲しいです。

多すぎてもまとまりがなくなってしまい
大変ですが人数が少ないのも
一人当たりの仕事量が増えて大変です。

できれば幹事は仲のいいグループ
お願いした方がスムーズに
話し合うことが出来ます。

実際に私は高校から仲のいい
男女グループ7人にお願いしました。

男女がいたことで視点や意見が
様々で新郎とも仲が良かったので
とても良い二次会になりました。

仕事で忙しくなかなか
準備が進まないこともあるので
人数が多く集まれる人で
進めてもらえたのも良かった点です。

幹事の二次会当日の服装!用意すると便利なアイテムも

二次会の幹事は人前に出るので
できるだけ派手ではない格好
男性はスーツで行った方がいいです。

司会者の場合は
蝶ネクタイなどをしていくと
司会者らしくて良いと思います。

スケジュールの進行表は
司会者だけでなく
幹事全員が持ち円滑に進むよう
協力し合い何か変更などがあった場合
書き込めるようペンをもっていてください。

また二次会の服装について
男女それぞれまとめた記事があるので
参考にしてください。

⇒二次会の服装!男のカジュアルコーデはどんな着こなし?

⇒二次会の服装!女のカジュアルコーデはどこまで大丈夫か調査

幹事の会費は支払うべき?みんなはどうしてる

二次会の会費の計算をしている
幹事が見て赤字になっていなければ
払うことはないと思いますが
そこは新郎新婦からの意見を
待った方がいいと思います。

基本準備からいろいろ
やってもらっている幹事さんに
会費を払わせることは
少ないとは思います。

無料ではなくても
半額であったり料理代だけなど
全額支払うことはないでしょう。

予算の確定なども含め
一度新郎新婦と話してみてください。

また会費とは別にご祝儀を
渡したいという方も増えているので
こちらの記事も参考にしてください。

⇒二次会でのご祝儀の渡し方!金額相場やご祝儀袋の包み方も紹介

まとめ

いかがでしたか?

今回は準備時期と
準備内容について
詳しくまとめました。

二次会の幹事は大変と
イメージがありますが
本当にその通りです。

遅くとも二次会の3,4ヶ月前には
動き出さないといけないので
しっかりメンバーと連携をとって
進めてください。

そして忘れてはいけないのは
独断で判断せず新郎新婦に
相談していくことです。

サプライズは話が別ですが
二次会について不明なことなどが
あれば直接相談をしながら
新郎新婦も気持ちよく楽しめる会に
なるようにしましょう。